Del dicho al hecho: comunicando la estrategia CIAT 2014-2020

Por este motivo, se llevaron a cabo 20 reuniones con diferentes equipos de trabajo, en las que participaron 300 personas del CIAT. En estos encuentros se discutió la estrategia y se debatieron aspectos claves para el desarrollo de la misma como la capacitación, la  comunicación interna en equipos de trabajo, la capacidad de innovación en administración, las soluciones requeridas a temas logísticos e infraestructurales en la sede y el compromiso de establecer acciones eco-eficientes. Paralelo a esto, se inició la realización de una pieza de comunicación que permitiese compartir los puntos clave de la estrategia CIAT 2014-2020, en un lenguaje que resultase claro para todos los colaboradores, sin importar el área en la que desempeñan sus labores dentro del Centro. La forma cómo se desarrolló dicha pieza fue todo un reto en materia de contenidos, diseño, retroalimentación de los lectores y re-elaboración. Primer paso: definir contenidos pertinentes Con base en el resumen ejecutivo que ya existía de la estrategia, se definieron los contenidos priorizando la información más útil para que el colaborador del CIAT comprenda, no solo los retos que se propone la nueva estrategia, sino su rol en el marco de la misma. Es decir, la forma en que cada uno aporta al cumplimiento de la visión CIAT 2020, desde su lugar de trabajo. Así, se decidió que este producto de comunicación tuviese cinco secciones: objetivos, soluciones para una agricultura eco-eficiente, enfoque por regiones, iniciativas estratégicas y actividades transversales y valores institucionales. Segundo paso: concretar un diseño ideal Uno de los deseos con esta pieza de comunicación es que tuviera un diseño que le permitiera al usuario decidir el empleo que quiera darle: como un impreso de bolsillo que puede ser llevado a todas partes, para consulta constante, o como un poster para su oficina, como documento gráfico para tener presente la perspectiva de la estrategia CIAT. Por esta razón, se escogió como opción de diseño el plegable, dividido en secciones, con un estilo que mezcla caricatura e iconos reconocibles para facilitar la comprensión del contenido. Tercer paso: escuchar a los demás Una primera muestra de esta pieza de comunicación fue entregada a varias personas del CIAT, de diferentes áreas, con el objeto de escuchar sus puntos de vista sobre diseño y contenido. De esta manera, colaboradores de finanzas, operaciones de campo, DAPA, gestión humana y comunicaciones y gestión de conocimiento tuvieron la oportunidad de opinar sobre la pertinencia y relevancia del producto de comunicación que se les proponía como herramienta para conocer la reciente estrategia del CIAT. Incluso algunos de ellos compartieron la muestra con sus familiares pues se les indicó que el interés era saber si la pieza resultaba fácil de comprender para cualquier persona, aún si no trabaja en el Centro de Investigación. La retroalimentación fue muy valiosa pues con ella se vio la necesidad de aclarar términos, conceptos y expresiones que resultaban confusos para el nicho inicial de personas que fue consultado. Con base en los comentarios recibidos, se decidió utilizar un lenguaje más sencillo, que contara las ideas principales de la estrategia de forma accesible a todo público. Cuarto paso: retroalimentar, re-escribir y re-diseñar Tanto el contenido como el diseño de la pieza de comunicación fueron sometidos a correcciones y cambios, procurando aclarar las dudas expresadas por el grupo inicial de prueba. De igual forma, se consultaron algunos investigadores para tener la certeza de que el uso de un lenguaje simple no implicaba la pérdida de sentido en lo que el documento de la estrategia plantea. También se agregaron detalles de diseño gráfico para reforzar las ideas clave de la estrategia y, nuevamente, se repitió el paso tres y cuatro hasta tener la versión más óptima que, al mismo tiempo, se considera la versión más clara para todos aquellos que fueron consultados. Quinto paso: socializar y usar El mes pasado se realizó un diálogo abierto en el CIAT donde se dieron a conocer los resultados y recomendaciones, producto de las diferentes reuniones de trabajo en los que se presentó la estrategia. En dicho diálogo se dio a conocer el plegable impreso y se entregaron algunas copias a los asistentes. Luego de ver sus reacciones positivas, el plegable se usará en el proceso de inducción de nuevos colaboradores al CIAT y, también, se entregará como poster a las diferentes áreas. La idea es que este material aporte al incremento del conocimiento acerca de la estrategia CIAT 2014-2020 por parte de todos los que integran el Centro, generando mayor identidad con el trabajo que cada uno realiza desde sus competencias y habilidades, así como fomentando la interacción entre distintos equipos de trabajo para avanzar cada día hacia la construcción de un futuro eco-eficiente, como bien reza el documento de la estrategia. Descargue aquí la versión en español del plegable “Construyendo un Futuro Eco-eficiente”. Download here the English version of the brochure “Building an Eco-Efficient Future”.